Raporttien tulostaminen ja siirto taulukkolaskentaan

Valitse käyttämäsi ohjelman/käyttöjärjestelmän kieli:

suomi

englanti

Tämä ohje koskee MS Office Excelin versioita 2010 ja 2013, mutta soveltuu suurelta osin sellaisenaan myös versioon 2007. Vanhempia Excel-versioita koskeviin ohjeisiin pääset täältä.

Yleistä | Html-raporttien tulostamisesta | Raporttien siirto taulukkolaskentaohjelmiin | Vinkkejä tietojen käytettävyyden lisäämiseksi Excelissä

---

Yleistä

Opetus- ja kulttuuritoimen valtionosuusjärjestelmän WWW-sivuilla julkaistuista raporteista suurin osa on html-taulukoita, osa muotoiltua tekstiä ja osa on valmiiksi Excel-muodossa. Opiskelijamäärä- ja kustannustilastoraportit, yksikköhintaraportit ja rahoitusraportit ovat pääosin html-muotoisia, vain osa vanhimmista raporteista on muotoiltua tekstiä. Yksityiskohtaiset raportit ja järjestäjäkohtaiset vertailuraportit ovat aina muotoiltua tekstiä, esim. //vos.oph.fi/rap/kust/v11/k05k7yo.html. Esimuotoiltua tekstiä olevat raportit eivät ole helposti siirrettävissä siistiin muotoon taulukkolaskentaohjelmaan.

---

Html-raporttien tulostamisesta

Jos käytät Mozilla Firefox -selainta, voit tulostaa webissä olevan raportin sillä suoraan siten, että sarakeotsikot tulevat näkyviin joka sivulle.

Jos käytät Internet Explorer -selainta, niin webissä olevan raportin saa tulostettua MS Office Wordin kautta niin että sarakeotsikkotiedot tulevat näkyviin joka sivulle ja yksittäisten sivujen tulostaminen onnistuu helposti:

• IE:ssa valitse ensin koko raportti (paina CRTL-A) ja kopioi se (paina CTRL-C)
• siirry Wordiin ja liitä (CTRL-V).

Halutessasi voit poistaa taustavärin Wordissa:

• klikkaa taulukkoa
• Napsauta Aloitus-välilehden Kappale-ryhmässä sijaitsevan Sävytys -vaihtoehdon nuolta. Valitse Ei väriä
• voit muuttaa myös fontin värin mustaksi (automatic).

Raportit ovat usein niin leveitä, että ne kannattaa tulostaa Wordissa vaakatasoon:

• Välilehti Sivun asettelu, ryhmä Sivun asetukset, kohta Suunta - Vaaka
• myös fonttikoon pienentäminen auttaa, mikäli raportti on liian leveä.

Takaisin alkuun

---

Raporttien siirto taulukkolaskentaohjelmiin

Raporteilla desimaalierottimena on käytetty pilkkua (,) ja tuhaterottimena pistettä (.), mikäli tuhaterotinta on lainkaan käytetty. Määrittele taulukkolaskentaohjelmassa erottimet näitä vastaaviksi, jotta luvut siirtyvät lukuina ja ovat käytettävissä mahdollisissa jatkolaskennoissa.

Erotinmerkkien määrittely Excelissä

1. Napsauta Excelin Tiedosto-kohdasta ja valitse Asetukset.
2. Valitse Lisäasetukset-luokka.
3. Varmista, että Muokkausasetukset-kohdassa Käytä järjestelmän erottimia -valintaruutu ei ole valittuna, jos käyttöjärjestelmän erottimet poikkeavat raporteissa käytetyistä.
4. Tarkista ja tarvittaessa muuta kenttään Desimaalierotin arvoksi ',' (pilkku, ilman hipsuja) ja kenttään Tuhaterotin arvoksi '.' (piste, ilman hipsuja).
5. Valitse OK.

Raporttien siirto Exceliin

Kun desimaali- ja tuhaterottimet on määritelty, raportit saa siirrettyä Exceliin seuraavasti.

1. Valitse Excelin Tiedot-välilehdeltä Hae ulkoiset tiedot -ryhmästä vaihtoehto Internetistä.
2. Kirjoita Uusi WWW-kysely -valintaikkunaan Opetus- ja kulttuuritoimen rahoitusjärjetelmän raportit -sivun URL-osoite http://www.vos.oph.fi/rap/
3. Valitse Siirry.
4. Siirry avautuneilla html-sivuilla haluamaasi raporttiin.
5. Valitse koko raportti vasemman yläkulman nuoli-merkillä ja valitse Tuo.
6. Voit sijoittaa noudetun raportin tiedot aiemmin luotuun avoinna olevaan laskentataulukkoon määrittelemääsi kohtaan tai uuteen laskentataulukkoon.

Takaisin alkuun

---

Sivu päivitetty: 21.01.2013