Raporttien tulostaminen ja siirto taulukkolaskentaan
Valitse käyttämäsi ohjelman/käyttöjärjestelmän kieli: | suomi | englanti |
Tämä ohje koskee MS Office Excelin versioita 2010 ja 2013, mutta soveltuu suurelta osin sellaisenaan myös versioon 2007. Vanhempia Excel-versioita koskeviin ohjeisiin pääset täältä. |
Yleistä | Html-raporttien tulostamisesta | Raporttien siirto taulukkolaskentaohjelmiin | Vinkkejä tietojen käytettävyyden lisäämiseksi Excelissä |
Yleistä
Opetus- ja kulttuuritoimen valtionosuusjärjestelmän WWW-sivuilla julkaistuista raporteista suurin osa on html-taulukoita, osa muotoiltua tekstiä ja osa on valmiiksi Excel-muodossa. Opiskelijamäärä- ja kustannustilastoraportit, yksikköhintaraportit ja rahoitusraportit ovat pääosin html-muotoisia, vain osa vanhimmista raporteista on muotoiltua tekstiä. Yksityiskohtaiset raportit ja järjestäjäkohtaiset vertailuraportit ovat aina muotoiltua tekstiä, esim. //vos.oph.fi/rap/kust/v11/k05k7yo.html. Esimuotoiltua tekstiä olevat raportit eivät ole helposti siirrettävissä siistiin muotoon taulukkolaskentaohjelmaan.
Html-raporttien tulostamisesta
Jos käytät Mozilla Firefox -selainta, voit tulostaa webissä olevan raportin sillä suoraan siten, että sarakeotsikot tulevat näkyviin joka sivulle.
Jos käytät Internet Explorer -selainta, niin webissä olevan raportin saa tulostettua MS Office Wordin kautta niin että sarakeotsikkotiedot tulevat näkyviin joka sivulle ja yksittäisten sivujen tulostaminen onnistuu helposti:
- IE:ssa valitse ensin koko raportti (paina CRTL-A) ja kopioi se (paina CTRL-C)
- siirry Wordiin ja liitä (CTRL-V).
Halutessasi voit poistaa taustavärin Wordissa:
- klikkaa taulukkoa
- Napsauta
Aloitus
-välilehdenKappale
-ryhmässä sijaitsevanSävytys
-vaihtoehdon nuolta. ValitseEi väriä
- voit muuttaa myös fontin värin mustaksi (automatic).
Raportit ovat usein niin leveitä, että ne kannattaa tulostaa Wordissa vaakatasoon:
- Välilehti
Sivun asettelu
, ryhmäSivun asetukset
, kohtaSuunta
-Vaaka
- myös fonttikoon pienentäminen auttaa, mikäli raportti on liian leveä.
Takaisin alkuun |
Raporttien siirto taulukkolaskentaohjelmiin
Raporteilla desimaalierottimena on käytetty pilkkua (,) ja tuhaterottimena pistettä (.), mikäli tuhaterotinta on lainkaan käytetty. Määrittele taulukkolaskentaohjelmassa erottimet näitä vastaaviksi, jotta luvut siirtyvät lukuina ja ovat käytettävissä mahdollisissa jatkolaskennoissa.
Erotinmerkkien määrittely Excelissä
- Napsauta Excelin
Tiedosto
-kohdasta ja valitseAsetukset
. - Valitse
Lisäasetukset
-luokka. - Varmista, että
Muokkausasetukset
-kohdassaKäytä järjestelmän erottimia
-valintaruutu ei ole valittuna, jos käyttöjärjestelmän erottimet poikkeavat raporteissa käytetyistä. - Tarkista ja tarvittaessa muuta kenttään
Desimaalierotin
arvoksi ',' (pilkku, ilman hipsuja) ja kenttäänTuhaterotin
arvoksi '.' (piste, ilman hipsuja). - Valitse OK.
Raporttien siirto Exceliin
Kun desimaali- ja tuhaterottimet on määritelty, raportit saa siirrettyä Exceliin seuraavasti.
- Valitse Excelin
Tiedot
-välilehdeltäHae ulkoiset tiedot
-ryhmästä vaihtoehtoInternetistä
. - Kirjoita
Uusi WWW-kysely
-valintaikkunaan Opetus- ja kulttuuritoimen rahoitusjärjetelmän raportit -sivun URL-osoitehttp://www.vos.oph.fi/rap/
- Valitse
Siirry
. - Siirry avautuneilla html-sivuilla haluamaasi raporttiin.
- Valitse koko raportti vasemman yläkulman nuoli-merkillä ja valitse
Tuo
. - Voit sijoittaa noudetun raportin tiedot aiemmin luotuun avoinna olevaan laskentataulukkoon määrittelemääsi kohtaan tai uuteen laskentataulukkoon.
Takaisin alkuun |
Sivu päivitetty: 21.01.2013