Etusivu; raporttiluettelot | Järjestäjäkohtainen haku | Yksityiskohtaiset raportit | Aikasarjat: kustannus/valtionosuus | Aikasarjat: perustiedot | Ohjeet

Raporttien tulostaminen ja siirto taulukkolaskentaan

Valitse käyttämäsi ohjelman/käyttöjärjestelmän kieli: suomi englanti
Tämä ohje koskee vanhempia MS Office Excelin versiota, Excel 2010 -version ohjeisiin pääset täältä.
Yleistä
Html-raporttien tulostamisesta
Raporttien siirto taulukkolaskentaohjelmiin
Tietojen käytettävyyden lisääminen Excelissä

Yleistä

Opetus- ja kulttuuritoimen valtionosuusjärjestelmän WWW-sivuilla julkaistuja raportteja on tehty kahdella tavalla: suuri osa on html-taulukoita, osa on muotoiltua tekstiä. Osa raporteista on siirretty valmiiksi Excel-muotoon. Opiskelijamäärä- ja kustannustilastoraportit ovat html-muotoisia syksystä 2001 alkaen, yksikköhintaraportit vuodesta 2002 lähtien ja rahoitusraportit vuodesta 2003 lähtien. Aiemmista tilastoraporteista osa on muotoiltua tekstiä. Yksityiskohtaiset raportit ovat aina muotoiltua tekstiä. Esimerkiksi //vos.oph.fi/rap/kust/v09/k05r6vm.html on html-taulukkona tehty raportti, kun taas //vos.oph.fi/rap/kust/v09/k05k7yo.html on esimuotoiltua tekstiä. Esimuotoiltua tekstiä olevat raportit eivät ole helposti siirrettävissä siistiin muotoon taulukkolaskentaohjelmaan.

Tässä ohjeessa on esitetty lyhyesti html-taulukoina tehtyjen raporttien siirto taulukkolaskentaohjelmaan. Tässä ohjeessa on käytetty esimerkkinä Microsoft Office Exceliä, mutta myös muihin html-tiedostoja lukeviin ohjelmiin pätevät vastaavat ohjeet.


Html-raporttien tulostamisesta

Jos käytät Mozilla Firefox -selainta, voit tulostaa webissä olevan raportin sillä suoraan siten, että sarakeotsikot tulevat näkyviin joka sivulle.

Jos käytät Internet Explorer -selainta, niin webissä olevan raportin saa tulostettua MS Office Wordin kautta niin että sarakeotsikkotiedot tulevat näkyviin joka sivulle ja yksittäisten sivujen tulostaminen onnistuu helposti:

Halutessasi voit poistaa taustavärin Wordissa:

Raportit ovat usein niin leveitä, että ne kannattaa tulostaa Wordissa vaakatasoon
Word 2007: Välilehti Sivun asettelu, ryhmä Sivun asetukset, kohta Suunta - Vaaka
Aiemmat Word-versiot: Valikosta File - Page Setup - Margins, valitse Orientation-kohtaan Landscape.
Myös fonttikoon pienentäminen auttaa, mikäli raportti on liian leveä.

Takaisin alkuun

Raporttien siirto taulukkolaskentaohjelmiin

Raporteilla desimaalierottimena on käytetty pilkkua (,) ja tuhaterottimena pistettä (.), mikäli tuhaterotinta on lainkaan käytetty. Määrittele taulukkolaskentaohjelmassa erottimet näitä vastaaviksi, jotta luvut siirtyvät lukuina ja ovat käytettävissä mahdollisissa jatkolaskennoissa.

Erotinmerkkien määrittely Excelissä

Excel 2007:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse Excel Options.
  2. Valitse Advanced-luokka.
  3. Varmista, että Use system separators -valintaruutu ei ole valittuna, jos käyttöjärjestelmän erottimet poikkeavat raporteissa käytetyistä.
  4. Tarkista ja tarvittaessa muuta kenttään Decimal separator arvoksi ',' (pilkku, ilman hipsuja) ja kenttään Thousand separator arvoksi '.' (piste, ilman hipsuja).
  5. Valitse OK.

Excel 2003, Excel 2002:

  1. Valitse valikosta Tools - Options.
  2. Valitse välilehti International.
  3. Varmista, että Use system separators -valintaruutu ei ole valittuna, jos käyttöjärjestelmän erottimet poikkeavat raportissa käytetyistä.
  4. Tarkista ja tarvittaessa muuta kenttään Decimal separator arvoksi ',' (pilkku, ilman hipsuja) ja kenttään Thousands separator arvoksi '.' (piste, ilman hipsuja).
  5. Valitse OK.

Raporttien siirto Exceliin

Kun desimaali- ja tuhaterottimet on määritelty, raportit saa siirrettyä Exceliin seuraavasti.

Excel 2007:

  1. Valitse Excelin Data-välilehdeltä Get External Data -ryhmästä vaihtoehto From Web.
  2. Kirjoita New Web Query -valintaikkunaan Opetus- ja kulttuuritoimen rahoitusjärjetelmän raportit -sivun URL-osoite http://www.vos.oph.fi/rap/
  3. Valitse Go.
  4. Siirry avautuneilla html-sivuilla haluamaasi raporttiin.
  5. Valitse koko raportti vasemman yläkulman nuoli-merkillä ja valitse Import.
  6. Voit sijoittaa noudetun raportin tiedot aiemmin luotuun avoinna olevaan laskentataulukkoon määrittelemääsi kohtaan tai uuteen laskentataulukkoon.
Yksityiskohtaisempia ohjeita löydät Excel 2007 -ohjeen kohdasta Web-kyselyn luominen ja muokkaaminen.

Excel 2003:

  1. Valitse valikosta Data - Import External Data - New Web Query.
  2. Kirjoita New Web Query -valintaikkunaan Opetus- ja kulttuuritoimen rahoitusjärjetelmän raportit -sivun URL-osoite http://www.vos.oph.fi/rap/
  3. Valitse Go.
  4. Siirry avautuneilla html-sivuilla haluamaasi raporttiin.
  5. Valitse koko raportti vasemman yläkulman nuoli-merkillä ja valitse Import.
  6. Voit sijoitaa noudetun raportin tiedot aiemmin luotuun avoinna olevaan laskentataulukkoon määrittelemääsi kohtaan tai uuteen laskentataulukkoon.
Sopivien erotinmerkkien määrittämisestä huolimatta osa siirretyistä luvuista saattaa jäädä tekstiksi, jolloin ne joutuu muuntamaan luvuiksi, jos niillä haluaa laskea. Katso edempänä olevan Vinkkejä -osion kohta 5.

Käyttäessäsi Internet Explorer -selainta voit myös siirtyä selaimen avulla raporttiin, jonka haluat hakea, napsauttaa sivua hiiren kakkospainikkeella ja valita pikavalikosta Export to Microsoft Excel. Näkyviin tulee New Web Query -valintaikkuna, mistä voit jatkaa edellä kuvattujen kohtien mukaisesti.

Aiemmat Excelin versiot:

  1. Avaa haluamasi raportti selainohjelmaan.
  2. Tallenna raportti kovalevylle : File - Save As...
    ja valitse haluamasi kohdehakemisto, voit myös vaihtaa tiedoston nimen haluamaksesi.
  3. Muuta tarvittaessa käyttöjärjestelmän ohjauspaneelin aluekohtaisista asetuksista erottimet vastaamaan raportissa käytettyjä erottimia, elleivät ne jo ole kunnossa.
  4. Käynnistä taulukkolaskentaohjelma ja avaa tallentamasi raportti.

Excel 2010:een desimaalittomat luvut, joissa on käytetty tuhaterottimena pistettä, eivät näytä siirtyvän oikein, vaikka erottimet olisi määritelty raporttia vastaaviksi.

Takaisin alkuun

Tietojen käytettävyyden lisääminen Excelissä

Seuraavilla toimenpiteillä voit muokata Exceliin avattujen html-raporttien ulkoasua. Osaa toimenpiteistä tarvitaan vain silloin, kun html-raportti on avattu suoraan Exceliin.

  1. Taustavärin poistaminen
    • Valitse koko taulukko (Ctrl-A)
    • Excel 2007: Välilehti Home ryhmä Cells vaihtoehto Format - Format Cells, valitse välilehti Fill - No color
    • Aiemmat Excel-versiot: Valikko Format - Cells - Patterns - No color
  2. Taustaruudukko näkyviin
    • Excel 2007: Välilehti View ryhmä Show/Hide valitse kohta Gridlines
    • Aiemmat Excel-versiot: Valikko Tools - Options - View - Gridlines
  3. Sivunvaihtokatkojen yhteydessä olevien sarakeotsikkorivien ja ylimääräisten tyhjien rivien poistaminen
    (väliotsikot kannattaa toteuttaa näytöllä kohdan 9 ja tulostuksessa kohdan 10 mukaisesti)
    • Valitse ko. rivit
    • Excel 2007: Poista rivit Ctrl-- (Control ja miinus) tai välilehti Home - ryhmä Cells - vaihtoehto Delete - Delete cells
    • Aiemmat Excel-versiot: Poista rivit Ctrl-- (Control ja miinus) tai Edit - Delete
  4. Ryhmittelymuuttujien seliteotsikoiden siirto vasempaan laitaan
    • Valitse sarake A
    • Excel 2007: Välilehti Home ryhmä Cells vaihtoehto Format - Format Cells, valitse välilehti Alignment, muuta Horizontal-kohtaan Left ja poista valinta kohdista Wrap text ja Merge cells.
    • Aiemmat Excel -versiot: Format - Cells - Alignment, muuta Horizontal-kohtaan Left ja poista valinta kohdista Wrap text ja Merge cells.
  5. Siirrossa mahdollisesti tekstiksi jääneiden lukujen muuntaminen luvuiksi
    Tekstimuotoon jääneet luvut ovat taulukon soluissa vasemmassa reunassa, luvut oikeassa. Ellei luvuilla ole tarvetta laskea, vaan halutaan vain tulostaa raportti siistimpänä, riittää että tasaa luvut oikealle. Jos taas luvuilla haluaa laskea, niitä voi yrittää muuttaa tekstimuodosta luvuiksi esimerkiksi seuraavin tavoin.
    • Paste Special, Multiply 1:llä
      • Kirjoita vapaaseen soluun arvo 1.
      • Valitse solu, johon kirjoitit luvun 1 ja kopioi se Edit - Copy (Ctrl-C)
      • Valitse solut, joiden arvot on tarkoitus muuttaa tekstistä luvuksi.
      • Valitse Edit - Paste Special
      • Kohdassa Operation valitse Multiply, kohdassa Pasteä valitse Values, valitse OK
    • Error Checking avulla, Convert to Number,jos luvun yhteydessä on vihreä virhekuvake. Useita soluja voi muuttaa kerralla.
    • Poistamalla numeroista tuhaterottimet (Replace All) voit muuttaa sellaiset luvut joissa on tuhaterottimia.
    Excel 2007: Katso tarkemmin Excel 2007 -ohjeen kohta: Convert numbers stored as text to numbers.
    Excel 2003, 2002: Lisää muunto-ohjeita löytyy Knowledge Base Search artikkelista 291047 How to convert text to numbers in Excel 2002 and in Excel 2003
  6. Formaattien tarkistaminen
    • desimaalien määrän tarkistaminen sarakkeittain:
      • valitse saman desimaalimäärän omaavat sarakkeet
      • valitse
        Excel 2007: Välilehti Home - ryhmä Number
        Aiemmat Excel-versiot: Format - Cells
      • valitse Format Cells -ikkunassa Number-välilehti sekä Category-kohdasta Number ja laita Decimal places-kohtaan haluamasi desimaalien määrä
    • Tuhatformaatti:
      vastaavasti kuin desimaalien määrän muuttaminen
  7. Yläotsikoiden ja alaviitteiden siistiminen tarvittaessa, esim.
    • sarakeotsikoiden siirto oikeaan laitaan
    • sarakeotsikoiden erottelu alleviivauksella
  8. Tulostusarkin muuttaminen vaakasuuntaiseksi
    • Excel 2007: Välilehti Page Layout - Orientation - Landscape
    • Aiemmat Excel-versiot: File - Page setup - Orientation - Landscape
  9. Otsikkorivien ja -sarakkeiden kiinnittäminen näytöllä
    • Valitse taulukon ensimmäinen data-solu (ylimmän ryhmittelymuuttujan oikealla puolella oleva solu)
    • Excel 2007: Välilehti View ryhmä Window - Freeze Panes
    • Aiemmat Excel-versiot: Window - Freeze Panes
  10. Tulostuksessa toistettavien rivien ja sarakkeiden määrittely
    • Excel 2007: Välilehti Page Layout - Page Setup - Print Titles - Sheet
    • Aiemmat Excel-versiot: File - Page Setup - Sheet
    • Laita Rows to repeat at top -kohtaan haluamasi rivit (yleensä sarakeotsikot, valitse hiirellä raportista)
  11. Sarakeleveyksien muuttaminen: yhdelle sivulle tai järkevä jako (ensin Print Preview)
  12. Rivikorkeuden kasvattaminen lukukelpoisuuden ja sopivan sivujaon varmistamiseksi
Takaisin alkuun

Takaisin | Opetushallitus | Rahoitus-yksikkö | Sähköposti: laskentapalvelut.fi

Sivu päivitetty: 21.01.2013