Etusivu; raporttiluettelot | Järjestäjäkohtainen haku | Yksityiskohtaiset raportit | Aikasarjat: kustannus/valtionosuus | Aikasarjat: perustiedot | Ohjeet

Raporttien tulostaminen ja siirto taulukkolaskentaan: Vinkkejä tietojen käytettävyyden lisäämiseksi Excelissä

Ohjelman/käyttöjärjestelmän kieli: suomi englanti
Tämä ohje koskee MS Office Excelin versioita 2010 ja 2013, mutta soveltuu suurelta osin sellaisenaan myös versioon 2007. Vanhempia Excel-versioita koskeviin ohjeisiin pääset täältä.

Seuraavilla toimenpiteillä voit muokata Exceliin avattujen html-raporttien ulkoasua. Osaa toimenpiteistä tarvitaan vain silloin, kun html-raportti on avattu suoraan Exceliin.

  1. Taustavärin poistaminen
    • Valitse koko taulukko (Ctrl-A)
    • Välilehti Home ryhmä Cells vaihtoehto Format - Format Cells, valitse välilehti Fill - No color
  2. Taustaruudukko näkyviin
    • Välilehti View ryhmä Show valitse kohta Gridlines
  3. Sivunvaihtokatkojen yhteydessä olevien sarakeotsikkorivien ja ylimääräisten tyhjien rivien poistaminen
    (väliotsikot kannattaa toteuttaa näytöllä kohdan 9 ja tulostuksessa kohdan 10 mukaisesti)
    • Valitse ko. rivit
    • Poista rivit (Ctrl-- (Control ja miinus) tai välilehti Home - ryhmä Cells - vaihtoehto Delete - Delete cells)
  4. Ryhmittelymuuttujien seliteotsikoiden siirto vasempaan laitaan
    • Valitse sarake A
    • Välilehti Home ryhmä Cells vaihtoehto Format - Format Cells, valitse välilehti Alignment, muuta Horizontal-kohtaan Left ja poista valinta kohdista Wrap text ja Merge cells.
  5. Siirrossa mahdollisesti tekstiksi jääneiden lukujen muuntaminen luvuiksi
    Tekstimuotoon jääneet luvut ovat taulukon soluissa vasemmassa reunassa, luvut oikeassa. Ellei luvuilla ole tarvetta laskea, vaan halutaan vain tulostaa raportti siistimpänä, riittää että tasaa luvut oikealle. Jos taas luvuilla haluaa laskea, niitä voi yrittää muuttaa tekstimuodosta luvuiksi esimerkiksi seuraavin tavoin.
    • Paste Special, Multiply 1:llä
      • Kirjoita vapaaseen soluun arvo 1.
      • Valitse solu, johon kirjoitit luvun 1 ja kopioi se Home - Copy (Ctrl-C)
      • Valitse solut, joiden arvot on tarkoitus muuttaa tekstistä luvuksi.
      • Valitse Home - Paste Special
      • Kohdassa Operation valitse Multiply, kohdassa Pate valitse Values, valitse OK
    • Error Checking avulla, Convert to Numbers,jos luvun yhteydessä on vihreä virhekuvake. Useita soluja voi muuttaa kerralla.
    • Poistamalla numeroista tuhaterottimet (Replace All) voit muuttaa sellaiset luvut joissa on tuhaterottimia.
    Katso tarkemmin Excel-ohjeen kohta: Convert numbers stored as text to numbers.
  6. Formaattien tarkistaminen
    • Desimaalien määrän tarkistaminen sarakkeittain:
      • valitse saman desimaalimäärän omaavat sarakkeet
      • valitse välilehti Home - ryhmä Number
    • Tuhatformaatti: vastaavasti kuin desimaalien määrän muuttaminen
  7. Yläotsikoiden ja alaviitteiden siistiminen tarvittaessa, esim.
    • sarakeotsikoiden siirto oikeaan laitaan
    • sarakeotsikoiden erottelu alleviivauksella
  8. Tulostusarkin muuttaminen vaakasuuntaiseksi
    • Välilehti Page Layout - Orientation - Landscape
  9. Otsikkorivien ja -sarakkeiden kiinnittäminen näytöllä
    • Valitse taulukon ensimmäinen data-solu (ylimmän ryhmittelymuuttujan oikealla puolella oleva solu)
    • Välilehti View ryhmä Window - Freeze Panes
  10. Tulostuksessa toistettavien rivien ja sarakkeiden määrittely
    • Välilehti Page Layout - Page Setup - Print Titles - Sheet
    • Laita Rows to repeat at top -kohtaan haluamasi rivit (yleensä sarakeotsikot, valitse hiirellä raportista)
  11. Sarakeleveyksien muuttaminen: yhdelle sivulle tai järkevä jako (ensin Print preview)
  12. Rivikorkeuden kasvattaminen lukukelpoisuuden ja sopivan sivujaon varmistamiseksi
Takaisin


Takaisin | Opetushallitus | Rahoitus-yksikkö | Sähköposti: laskentapalvelut.fi

Sivu päivitetty: 21.01.2013