Etusivu; raporttiluettelot | Järjestäjäkohtainen haku | Yksityiskohtaiset raportit | Aikasarjat: kustannus/valtionosuus | Aikasarjat: perustiedot | Ohjeet

Raporttien tulostaminen ja siirto taulukkolaskentaan: Vinkkejä tietojen käytettävyyden lisäämiseksi Excelissä

Ohjelman/käyttöjärjestelmän kieli: suomi englanti
Tämä ohje koskee MS Office Excelin versioita 2010 ja 2013, mutta soveltuu suurelta osin sellaisenaan myös versioon 2007. Vanhempia Excel-versioita koskeviin ohjeisiin pääset täältä.

Seuraavilla toimenpiteillä voit muokata Exceliin avattujen html-raporttien ulkoasua. Osaa toimenpiteistä tarvitaan vain silloin, kun html-raportti on avattu suoraan Exceliin.

  1. Taustavärin poistaminen
    • Valitse koko taulukko (Ctrl-A)
    • Välilehti Aloitus ryhmä Solut vaihtoehto Muotoile - Muotoile soluja, valitse välilehti Täyttö - Ei väriä
  2. Taustaruudukko näkyviin
    • Välilehti Näytä ryhmä Näytä valitse kohta Ruudukkoviiva
  3. Sivunvaihtokatkojen yhteydessä olevien sarakeotsikkorivien ja ylimääräisten tyhjien rivien poistaminen
    (väliotsikot kannattaa toteuttaa näytöllä kohdan 9 ja tulostuksessa kohdan 10 mukaisesti)
    • Valitse ko. rivit
    • Poista rivit (Ctrl-- (Control ja miinus) tai välilehti Aloitus - ryhmä Solut - vaihtoehto Poista - Poista taulukon rivejä)
  4. Ryhmittelymuuttujien seliteotsikoiden siirto vasempaan laitaan
    • Valitse sarake A
    • Välilehti Aloitus ryhmä Solut vaihtoehto Muotoile - Muotoile soluja, valitse välilehti Tasaus, , muuta Vaakasuora-kohtaan Vasen ja poista valinta kohdista Tekstin rivitys ja Yhdistä solut.
  5. Siirrossa mahdollisesti tekstiksi jääneiden lukujen muuntaminen luvuiksi
    Tekstimuotoon jääneet luvut ovat taulukon soluissa vasemmassa reunassa, luvut oikeassa. Ellei luvuilla ole tarvetta laskea, vaan halutaan vain tulostaa raportti siistimpänä, riittää että tasaa luvut oikealle. Jos taas luvuilla haluaa laskea, niitä voi yrittää muuttaa tekstimuodosta luvuiksi esimerkiksi seuraavin tavoin.
    • Liitä määräten, Kerro 1:llä
      • Kirjoita vapaaseen soluun arvo 1.
      • Valitse solu, johon kirjoitit luvun 1 ja kopioi se Muokkaa - Kopioi (Ctrl-C)
      • Valitse solut, joiden arvot on tarkoitus muuttaa tekstistä luvuksi.
      • Valitse Muokkaa - Liitä määräten
      • Kohdassa Laskutoimitus valitse Kerro, kohdassa Liitä valitse Arvot, valitse OK
    • Virheentarkistuksen avulla, Muuta numeroksi,jos luvun yhteydessä on vihreä virhekuvake. Useita soluja voi muuttaa kerralla.
    • Poistamalla numeroista tuhaterottimet (Korvaa kaikki) voit muuttaa sellaiset luvut joissa on tuhaterottimia.
    Katso tarkemmin Excel-ohjeen kohta: Tekstiksi tallennettujen lukujen muuntaminen luvuiksi.
  6. Formaattien tarkistaminen
    • Desimaalien määrän tarkistaminen sarakkeittain:
      • valitse saman desimaalimäärän omaavat sarakkeet
      • valitse välilehti Aloitus - ryhmä Numero
      • valitse Muotoile solut -ikkunassa Luku-välilehti sekä Luokka-kohdasta Luku ja laita Desimaalit-kohtaan haluamasi desimaalien määrä
    • Tuhatformaatti: vastaavasti kuin desimaalien määrän muuttaminen
  7. Yläotsikoiden ja alaviitteiden siistiminen tarvittaessa, esim.
    • sarakeotsikoiden siirto oikeaan laitaan
    • sarakeotsikoiden erottelu alleviivauksella
  8. Tulostusarkin muuttaminen vaakasuuntaiseksi
    • Välilehti Sivun asettelu - Suunta - Vaaka
  9. Otsikkorivien ja -sarakkeiden kiinnittäminen näytöllä
    • Valitse taulukon ensimmäinen data-solu (ylimmän ryhmittelymuuttujan oikealla puolella oleva solu)
    • Välilehti Näytä ryhmä Ikkuna - Kiinnitä ruudut
  10. Tulostuksessa toistettavien rivien ja sarakkeiden määrittely
    • Välilehti Sivun asettelu - Sivun asetukset - Tulosta otsikot
    • Laita Ylhäällä toistettavat rivit -kohtaan haluamasi rivit (yleensä sarakeotsikot, valitse hiirellä raportista)
  11. Sarakeleveyksien muuttaminen: yhdelle sivulle tai järkevä jako (ensin Tulostuksen esikatselu)
  12. Rivikorkeuden kasvattaminen lukukelpoisuuden ja sopivan sivujaon varmistamiseksi
Takaisin


Takaisin | Opetushallitus | Rahoitus-yksikkö | Sähköposti: laskentapalvelut.fi

Sivu päivitetty: 21.01.2013